Порядок работы с документами для служебного пользования

Что вы узнаете в этой статье

• Классификация служебных документов
• Порядок работы с документами для служебного пользования
• Электронный документооборот
• Часто задаваемые вопросы

Гриф «ДСП» — это метка, которая маркирует документ с ограниченным доступом внутри организации или в конкретной отрасли. Он позволяет определить, что документ не для всех, и те, у кого нет доступа, работать с ним не могут.

Мы рассмотрим особенности каждого типа документа, разберёмся в правилах их регистрации, хранения и уничтожения, а также обсудим преимущества внедрения электронного документооборота.

Классификация служебных документов

Каждый вид служебного документа имеет свою уникальную структуру и содержание, которые определяют его назначение и цели использования.

1. Виды служебных документов

• Приказы. Это распорядительные документы, издаваемые руководством организации для выполнения определённых задач.
• Распоряжения. Эти документы предназначены для оперативного регулирования текущих задач внутри организации.
• Письма и уведомления. Переписка между сотрудниками, подразделениями или внешними организациями.
• Протоколы заседаний. Фиксируют результаты обсуждений и принятых решений на совещаниях и собраниях.
• Отчёты и аналитические материалы. Содержат информацию о проделанной работе, анализе ситуации или прогнозах.

2. Особенности каждого вида документа

Приказы. Они состоят из следующих частей:

• Заголовок (наименование документа);
• Вводная часть (обоснование издания приказа);
• Распорядительная часть (конкретные указания и поручения);
• Подпись руководителя;
• Дата издания.

Распоряжения. Их структура включает:

• Наименование организации;
• Название документа («Распоряжение»);
• Текст распоряжения (кратко описывается суть задания и указываются ответственные лица);
• Подписи ответственного лица и исполнителя.

Письма и уведомления. Обычно включают следующие элементы:

• Адресат (кому направлено письмо);
• Тема письма; Основной текст (содержание сообщения);
• Контактные данные отправителя;
• Дату отправки.

Протоколы заседаний. Протокол содержит:

• Список присутствующих;
• Повестку дня;
• Обсуждение вопросов;
• Принятые решения.

Отчёты и аналитические материалы. Включают:

• Титульный лист;
• Введение;
• Основную часть (описание выполненных работ, анализ данных);
• Выводы и предложения.

Порядок работы с документами для служебного пользования

1. Оформление документа

При создании документа с грифом “ДСП”, он помечается соответствующим штампом или надписью на титульном листе и/или в колонтитуле каждой страницы

Оформление служебных документов должно соответствовать установленным стандартам и требованиям, чтобы обеспечить их юридическую силу и удобство использования.

Вот несколько общих правил:

1. Использование установленных форматов (пункт 5.14 ГОСТ Р 7.0.97-2016, внутренние стандарты) для каждого типа документа.
2. Соблюдение требований к шрифту (обычно Times New Roman или Arial), размеру шрифта (12–14 пунктов) и межстрочному интервалу (полуторный или одинарный).
3. Правильное расположение полей: верхнее и нижнее – 20 мм, левое – 30 мм, правое – 10 мм.
4. Нумерация страниц, начиная со второй страницы.
5. Наличие обязательных реквизитов: наименование организации, дата создания, номер документа, подписи ответственных лиц.

2. Согласование и утверждение документа

Участники процесса согласования: руководители подразделений, юристы, бухгалтеры.

Сроки согласования устанавливаются внутренними регламентами, обычно — от 3 до 10 рабочих дней.

Процедура утверждения: подписание руководителем или уполномоченным лицом.

3. Регистрация документа

Регистрация документов играет важную роль в управлении информацией и обеспечивает учёт и контроль за движением документов внутри организации. Она позволяет отслеживать статус документа, определять его местонахождение и историю изменений.

Существует два основных способа регистрации документов:

• Электронная система учёта. Современные системы электронного документооборота (СЭД) позволяют автоматически регистрировать документы, присваивать им уникальные номера и вести учет всех операций с ними.
• Журнал регистрации. Традиционный способ ведения учёта документов, который предполагает ручное заполнение журнала с указанием даты поступления, исходящего номера, наименования документа и других необходимых сведений.

4. Хранение документа

Сроки хранения служебных документов определяются законодательством, внутренними нормативными актами организации и спецификой самих документов.

Примерные сроки хранения некоторых видов документов

• Приказы и распоряжения: от 3 лет до постоянного хранения, в зависимости от их значимости.
• Письма и уведомления: от 1 года до 5 лет, если они не связаны с долгосрочными проектами или важными соглашениями.
• Протоколы заседаний: от 3 до 10 лет, в редких случаях — постоянное хранение.
• Отчёты и аналитические материалы: от 1 до 5 лет; если содержат стратегически важную информацию, могут храниться дольше.

Важно учитывать требования законодательства, например, Налоговый кодекс РФ устанавливает минимальный срок хранения финансовых документов — 5 лет.

Условия хранения документов для служебного пользования

• Физическое хранение

Архивы: специальные помещения, оборудованные стеллажами, шкафами и ящиками для хранения документов. Температура и влажность должны быть контролируемы, чтобы предотвратить порчу бумаги.

Контроль доступа: только уполномоченные сотрудники должны иметь доступ к архивам, что минимизирует риск утраты или несанкционированного использования документов.

Каталогизация: документы должны быть систематизированы и каталогизированы для быстрого поиска необходимой информации.

• Электронное хранение

Серверы и облачные хранилища: современные технологии позволяют хранить большие объёмы информации в электронном виде, обеспечивая удобный доступ и защиту данных.

Резервное копирование: поможет избежать потери данных в случае технических сбоев или кибератак.

Шифрование и защита паролем: для повышения безопасности электронных документов используются методы шифрования и ограничения доступа по паролю.

Соблюдение этих условий поможет сохранить документы в надлежащем состоянии и обеспечит их доступность в течение всего необходимого периода.

Важно! За разглашение конфиденциальной информации ограниченного доступа предусмотрена дисциплинарная, материальная и уголовная ответственность (ст. 192 ТК РФ).

5. Уничтожение документа

Правила и процедуры

Уничтожение служебных документов проводится строго в соответствии с установленными процедурами и нормами. Это необходимо для того, чтобы исключить возможность несанкционированного доступа к конфиденциальной информации и избежать юридических последствий.

Основные этапы процесса уничтожения документов:

• Оценка сроков хранения
  Перед тем как уничтожить документ, нужно убедиться, что истекли все предусмотренные законом и внутренними регламентами сроки его хранения.
• Составление списка документов
  Формируется перечень документов, подлежащих уничтожению, с указанием их названия, номеров и дат создания.
• Утверждение списка
  Руководитель или ответственный сотрудник утверждает список документов, предназначенных для уничтожения.
• Выбор метода уничтожения
  Для уничтожения документов могут использоваться различные методы, такие как шредирование (измельчение), сжигание или переработка через специализированные компании.
• Проведение уничтожения
  Сам процесс должен проводиться под контролем ответственного сотрудника, чтобы гарантировать полное уничтожение документов без возможности восстановления информации.
• Акт об уничтожении
  После завершения процесса составляется акт об уничтожении, в котором указывается количество и типы уничтоженных документов, дата проведения операции и ответственные лица.

Документирование процесса

Документирование процесса уничтожения служебных документов является важным этапом, обеспечивающим прозрачность и законность действий. Акт об уничтожении служит юридическим подтверждением факта уничтожения документов и может потребоваться в случае проверок или судебных разбирательств.

В акте обязательно должны быть указаны:

• Дата составления акта;
• ФИО и должности ответственных лиц;
• Перечень уничтоженных документов;
• Метод уничтожения;
• Подписи участников процесса.

Этот документ хранится вместе с другими служебными документами и подлежит регистрации в системе учёта организации.

Электронный документооборот

1. Преимущества электронного документооборота

Переход на электронный документооборот предоставляет организациям множество преимуществ, среди которых можно выделить следующие:

• Ускорение процессов обработки документов;
• Упрощение хранения и поиска информации;
• Безопасность информации;
• Экономия ресурсов (бумаги, времени).

Эти преимущества делают электронный документооборот привлекательным решением для большинства современных компаний, стремящихся повысить эффективность работы.

2. Основные системы электронного документооборота (СЭД)

Системы электронного документооборота играют ключевую роль в оптимизации бизнес-процессов и повышении эффективности работы с документами.

Рассмотрим наиболее популярные СЭД, которые широко применяются в российских компаниях:

• «1С: Документооборот»
• Directum
• Docsvision

3. Безопасность электронных документов

Утеря, кража или несанкционированный доступ к электронным документам могут привести к серьёзным финансовым потерям, репутационным рискам и даже судебным искам.

Основные аспекты безопасности электронных документов:

• Шифрование данных
• Аутентификация и авторизация
• Контроль доступа
• Резервное копирование
• Антивирусная защита
• Мониторинг и аудит
• Обучение сотрудников
• Физическая безопасность серверов

Только сочетание всех этих элементов позволит защитить ценные данные и минимизировать риски, связанные с их использованием.

Часто задаваемые вопросы

Как правильно оформлять служебные документы?

1. Следовать установленным стандартам и внутренним инструкциям.
2. Использовать корректные реквизиты и подписи.

Какие документы подлежат обязательному хранению?

Приказы, распоряжения, отчеты, договоры и другие важные документы.

Каковы сроки согласования служебных документов?

Зависит от внутренних регламентов, обычно 3–10 рабочих дней.

Что делать в случае утери служебного документа?

Сообщить ответственным лицам, провести расследование, восстановить документ при необходимости.

Как организовать электронный документооборот в компании?

Выбор подходящей СЭД, обучение сотрудников, внедрение системы.

Заключение

Правильная работа с документами для служебного пользования является ключевым элементом эффективного управления организацией. Важно соблюдать установленные стандарты, обеспечивать безопасность и доступность информации, а также регулярно анализировать и улучшать процессы документооборота.

Рекомендации по улучшению документооборота в организации:

• Внедрение современных систем электронного документооборота;
• Обучение персонала основам работы с документами;
• Регулярная проверка и обновление внутренних регламентов;
• Оптимизация процессов согласования и утверждения документов.